IDEAL-Fensterbau Weinstock GmbH
Het bedrijf is sinds Augustus 2010 deelnemer en heeft op dit moment 2.600 transportbokken die door GestellPool beheerd worden. Een gesprek met het management over de duidelijke voordelen van gecentraliseerd glasbokbeheer en het belang van directe communicatie met klanten.
IDEAL produceert in Wittlich-Wengerohr en Traben-Trarbach in vijf fabriekshallen per week rond 6.500 units ramen en deuren op wens van de klant met precisie tot op de millimeter. Het bedrijf, dat in 1990 opgericht werd door Ludwig Weinstock, biedt een breed scala aan producten aan bestaande uit verschillende systemen in kunststof en kunststof-aluminium met en zonder hechttechnologie, hout en hout-aluminium voor ramen, hefschuifdeuren, parallelle schuifdeuren en voordeuren.
Circa 300 medewerkers en leerlingen zetten zich in voor klanten in Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Frankrijk, België, Luxemburg en Nederland – maar ook in Australië, Dubai, Zuid-Afrika en Kazachstan.
Directeur Sabine Weinstock laat er geen twijfel over bestaan dat de integratie van IDEAL’s eigen logistiek in het centrale beheer van GestellPool de juiste stap was. Logistiek is de grootste kostenpost in het bedrijf, tegelijkertijd kunnen hier veel kosten gespaard worden. Hoe zag het eigen glasbokbeheer er vroeger uit?
We hebben het beheer handmatig gedaan aan de hand van Excel-lijsten. Met de hand werd ingevoerd wanneer glasbokken geleverd werden en wanneer ze weer opgehaald werden.Sabine Weinstock
Er was een medewerker die zich uitsluitend met het beheer van glasbokken bezig hield. „Bokken registreren, opbellen en navragen of de glasbokken al opgehaald konden worden – dat was een fulltime baan die we nu niet meer nodig hebben“, vertelt Sabine Weinstock.
Nog een enorm voordeel, volgens Weinstock, is dat er duidelijk bewijs is waar en wanneer aan welke klant een glasbok geleverd werd, in het geval een glasbok niet kan worden gevonden.
Nu kunnen we zeggen, u heeft die glasbok op een specifieke datum ontvangen, hier is uw handtekening. Vroeger moesten we elk jaar tot 100 transportbokken uitboeken omdat we geen bewijs hadden dat we de bok nog niet opgehaald hadden.Sabine Weinstock
100 glasbokken met een waarde van 400 tot 500 euro, dat was een relevante kostenpost. Door het gecentraliseerde beheer en de digitale trackbaarheid van de glasbokken gaan er bijna geen bokken meer verloren. En als dat toch gebeurt dan betaalt de klant daarvoor d.m.v. de huur.
IDEAL hoeft zich bijna niet meer bezig te houden met het navragen van de status van de glasbokken. Sabine Weinstock: „Tegenwoordig kijken onze klanten zelf na welke glasbokken ze hebben en vanaf wanneer er huur berekend wordt. Dat werkt heel goed.“
Toen we begonnen met het systeem was het voor onze klanten wennen omdat ze ineens verplicht waren tot documentatie- en dus ook tot een zorgplicht. Dat gaf aan het begin enkele problemen die door de overtuigingskracht van onze vertegenwoordigers opgelost moesten worden.
Tegenwoordig hebben wij met onze vaste klanten geen samenwerkingsproblemen meer, iedere nieuwe klant daarentegen moet door onze vertegenwoordigers op de hoogte gebracht worden. Er zijn meestal een tot twee leveringen nodig voordat de klanten het systeem begrijpen, is de ervaring van Weinstock.
Een betrouwbaar en georganiseerd glasbokbeheer heeft natuurlijk invloed op de productie bij IDEAL Fensterbau.
Wolfgang Follmann, coördinator en kwaliteitsmanagement verantwoordelijke, vertelt: „voordat we deel van GestellPool uitmaakten hadden we vaak het probleem dat er in onze fabrieken geen glasbokken meer beschikbaar waren. Dat was voor ons altijd erg lastig omdat we just-in-time produceren en geen opslag hebben. In deze situatie waren we dan gedwongen de elementen ergens in de fabriek tegen de muur aan te zetten.“
Zulke situaties komen dankzij het centrale glasbokbeheer tegenwoordig niet meer voor. In dit verband prijst Wolfgang Follmann uitdrukkelijk het feit dat de samenwerking met het personeel van GestellPool in Hannover de afgelopen maanden aanzienlijk is verbeterd.
Ook Sabine Weinstock benadrukt dat goede communicatie tussen klant, leverancier en GestellPool een belangrijke succesfactor is.
Ondanks dat alles digitaal geregistreerd wordt, komen er in de praktijk altijd weer uitzonderingen voor die alleen opgelost kunnen worden door persoonlijke communicatie. Indien er vragen zijn omtrent locatie en status van bokken werken wij nauw samen met Gestellpool. „Volledige automatisering is niet mogelijk omdat er altijd weer uitzonderingen zullen zijn.“
Als voorbeeld noemt Sabine Weinstock een klant met zakelijke relatie in Irak. „Daar was de situatie zo dat volgepakte bokken een jaar lang stonden, omdat er douanevragen opgehelderd moesten worden. Dan nemen wij natuurlijk contact op met GestellPool en laten voor die bokken geen huur berekenen.“
IDEAL had ook te maken met klanten die van mening waren dat ze door een opdracht aan IDEAL te geven geen zakelijke overeenkomst met GestellPool hebben. Hoe gaat het bedrijf daarmee om?
Sabine Weinstock: „Klanten die hardnekkig zijn, krijgen hun bestelling zonder glasbok geleverd. Voor de klant is het zeer onpraktisch als ramen en deuren los geleverd worden — niemand wil hefschuifdeuren die zes meter lang en drie meter hoog zijn met de hand afladen – daarom is het ook nooit zo ver gekomen. Het bedrijf communiceert de „speciale voorwaarden voor goederenleveringen met rekken voor meermalig gebruik“ op verschillende manieren. Onze vertegenwoordigers informeren de klanten en daarnaast worden ze ook genoemd in onze conditievoorwaarden, opdrachtbevestiging, prijslijst en algemene voorwaarden.
Wat kan er nog verbeterd worden?
Wolfgang Follmann en Sabine Weinstock vertellen over een probleem met de scanners. Sommige vrachtwagens zijn meerdere dagen onderweg en pas als ze weer bij de fabriek aankomen worden de gescande gegevens gesynchroniseerd. Op dat moment klopt de informatie in het systeem niet meer, bokken die eigenlijk onderweg zijn of al aan klanten geleverd zijn, en dus niet meer in het magazijn zijn, zijn volgens de informatie van het systeem nog beschikbaar. Voor dit probleem is er nu een oplossing, IDEAL is een van de eerste GestellPool deelnemers die gebruik maken van de nieuwe smartphone-scanners PA700, die de gescande data via mobiel internet onmiddellijk aan de databank doorgeven.
Twee van onze chauffeurs gebruiken de mobiele scanners. De resultaten zijn goedSabine WeinstockDownload Artikel